Edellytykset talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien toimivuuteen ovat hyvät
Satakunnan hyvinvointialue hankkii talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät sekä palkanlaskentapalvelut Sarastia Oy:ltä. Edellytykset järjestelmien toimivuuteen ovat hyvät, koska käyttöön otetaan jo käytössä olevat ja testatut järjestelmät.
Satakunnassa talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäprojektien valmistelu aloitettiin heti elokuussa 2021 kun hyvinvointialueet perustettiin. Sarastia Oy on pitkään tuottanut alueen suurimpien toimijoiden, kuten Porin kaupungin ja Satakunnan sairaanhoitopiirin talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Projekti aloitettiin siis tutun yhteistyökumppanin kanssa.
Satakunnassa henkilöstöhallintoon otetaan käyttöön Sarastialta monelle toimijalle tuttu Visman Personec F -järjestelmä.
– Kuntien, kuntayhtymien ja hyvinvointialueiden palkanlaskenta on erittäin monimutkainen alue. Satakunnassa onkin pyritty tekemään sellaisia päätöksiä, ettei ison muutoksen keskellä oteta riesaksi lisäongelmia. Siksi valitsimme järjestelmän, joka on testattu toimivaksi, toteaa tietohallintojohtaja Matti Franck.
Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ovat toimintavalmiit eli ne ovat käytössämme heti vuoden 2023 alussa. Täysin mutkatonta muutos ei kuitenkaan ole ja ongelmiakin voi olla edessä. Tässä vaiheessa järjestelmien käyttöönottoprojektit ovat edenneet täysin suunnitellusti, vaikka kaikkia osa-alueita ei päästy käynnistämään tavoiteaikataulussa.
– Toiminnan muutos on iso ja henkilöstön perustietoja joudutaan siirtämään useasta kymmenestä järjestelmästä yhteen järjestelmään. Myös liittymiä muun muassa talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiin joudutaan tekemään kymmeniä. Kaikki tämä tarkoittaa kustannusten lisäksi myös mahdollisia toimintahäiriöitä ja tietoturvariskejä. Myös inhimillisiä virheitä esimerkiksi tietojen syöttämisessä saattaa tapahtua. Ongelmia voi siis tulla. Olemme kuitenkin kartoittaneet riskejä ja pyrkineet varautumaan niihin, jotta kaikki sujuu myös vuodenvaihteen jälkeen, toteaa Franck.
Järjestelmien käyttöönottoa valmistellaan Satakunnassa tiiviissä yhteistyössä ICT-, henkilöstö- ja talousvalmistelun kesken.
